ノウハウ

2014.10.17
    IT 企画の重要性

    コンサルタント梅村 康一

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    弊社は、CIO の方からシステム導入に関する相談を良く受けます。その中で特に多いのが、システム導入プロジェクト中の CIO の方から、プロジェクト側から繰り返し要求されるコストの追加とプロジェクト期間延長が、元々の目的やスコープが曖昧すぎて、本当に妥当なものか判断できないという相談や、システム導入後の CIO の方から大変苦労して新システムを構築はしたものの、そもそものシステム導入の狙いが何であったかが曖昧すぎて、効果測定さえできないといった相談を数多く受けます。
    それらのケースで CIO の方が共通して口にされる事は、システム導入前のシステム構築に対して目的や実現性を計画する「企画」そのものが曖昧すぎたという反省です。システム導入の意思決定をした際に、もう少し目的や狙い等をはっきりさせなくて良いのか?という疑問や不安を感じつつも、ついついそのままシステム導入開始の承認をしてしまったと振り返る方が多いようです。基幹システムの導入や SCM システムの導入等は会社に取って非常に大きな投資になるはずです。その割にはその投資額に見合った「IT企画」を計画的に実施している会社は意外と少ないように思えます。そこで、今回は「IT企画の重要性」について考えていきたいと思います。

    ①「IT 企画」に沿ってベンダー選定が必要
    基本的には、「IT 企画」は、システム構築ベンダーを決定する前までに固める必要があります。この「IT 企画」の中で目的、スコープ、コスト、期間等の新システムの構想をまとめていきます。この構想を基に RFP を作成し、その RFP を複数社の IT ベンダーに提示し、その構想に沿った新システムの提案をしてもらいます。その提案を基に、ベンダー選定を行います。ですから基本的には、ベンダー選定プロセスに入る前に、「IT 企画」は固まっていなければならないのです。しかしながら、実際には良くあるケースですが、「IT 企画」を顧客企業だけで実施できるノウハウがないため、IT 企画そのものをIT ベンダーに任せてしまうケースがあります。この場合は、特定のシステムありきになるケースもあり注意が必要です。この企画フェーズの実施を、有料サービスとして提供している IT ベンダーも数多くあり、そのサービス自体全てを否定するわけでありません。すばらしい「IT 企画」を作成しその通りシステム構築をされている事例もたくさんあります。
    但し、IT ベンダーの企画でうまく行くケースは、本来のシステム導入の目的や改革テーマ自体が IT ベンダーやそのシステム製品の得意分野と一致している場合です。その場合は、IT ベンダーが潜在的な課題を顕在化し、本来の目的や改革テーマを明確に提示してくれます。そして得意分野が一致しているので、適切なソリューションが提供され、顧客側にとって非常に納得のいく「IT 企画」を提供してくれます。
    しかし、本来のシステム導入の目的や改革テーマと IT ベンダーやシステム製品の得意分野が一致するケースは 100%とは言いきれません。むしろ、合わないケースも多く見受けられます。顧客側がそもそもシステムに対してのコンセプトや目的を明確に持っていない場合は、単に向こうの得意分野を押し付けられているのか、こちらの本当の改革テーマについて提案してくれているのかさえ分かりません。実際に IT ベンダーが顧客本来のニーズを無視して自分の持っているソリューションを無理やり押し付けているケースを数多く見ます。システム導入の目的や狙いがはっきりしないまま、IT ベンダーに「IT 企画」を依頼するのは、リスクが高い場合もあるように思えます。
    よって基本的には、「IT 企画」は顧客側で実施し、そのアウトプットを沿ってベンダー選定する事を、私は推奨しています。また、自分達に「IT 企画」のノウハウが無い場合はIT ベンダーとは完全に独立したコンサルタントに依頼をするのも一つの手段だと思います。もちろん弊社も IT ベンダーから独立したコンサルティングを実施していますので、「IT 企画」の仕事を依頼される事が数多くあります。弊社の場合は、その後のベンダー選定のプロセスも支援させて頂く事が多いのですが、そこで一番重視するのはやはり「IT企画」の本質をベンダーが本気で理解しているか?とそれに対するソリューションを保持しているか?の 2 点です。そのような観点でベンダー選定をしておくと、少なくともこちらのニーズを無視した押し付けだけのソリューションを提供する IT ベンダーと契約してしまうリスクを減らす事が出来ます。
    以上が、IT ベンダー選定時に「IT 企画」が非常に重要な理由です。ご理解いただけたでしょうか?

    ②「IT 企画」はシステム導入プロジェクトの拠り所
    システム導入によって効果が大きいものは、実はシステムと業務ともに「改革」の要素が非常に強く、大きな変革を求められるものがほとんどです。この変革を実施するには、現在の業務のやり方を大きく変えなければならないものや、組織改革(部署の配置の見直し、人(リソース)の配置の見直し)等も含まれ、経営サイドを巻き込んだ改革が必要な場合が多く見受けられます。そのような大きな変革を求められる場合に、実態として多くの抵抗や反発を受ける事が多いようです。
    そのような状況で重要な対策が、当初「IT 企画」で狙いとした事を振り返る作業です。何の目的があってその変革を求めているのか?何故その変革を強いているのか?を再度振り返りより多くの関係者の認知と理解を広げる事が重要です。しかし、この「IT 企画」そのものが、曖昧であったり、経営側のコンセンサスが取れていなかったりするとプロジェクトリーダーは変革に対して妥協をせざるを得なかったり、逆に一人孤立してしまったりとプロジェクトの推進に大きな支障をきたしてしまいます。よって、「IT 企画」はそれらの障害を跳ねのけるだけの強固な拠り所にならなければなりません。この「IT企画」を強固にするには、「IT 企画」を計画的に実施し、何度も何度も熟考する時間が必
    要です。様々な障害にもブレない軸を作ると言う事は、単に「IT 企画」を紙面上にアウトプットする事や社内の手続き上のコンセンサスを取るという表面上の活動だけでなく、プロジェクトリーダーが軸を貫き通せるような自信が持てるようになるまで、この「IT企画」を本気練る作業を繰り返さなければなりません。プロジェクトリーダーのこの企画フェーズの時間の過ごし方は、非常に重要です。ここ企画フェーズは、自分自身が軸を貫き通す意思を醸成するための活動および期間だと思って、真剣に取り組んでください。

    ③システム導入後の振り返りは「IT 企画」に戻る
    残念ながら、システム導入の効果が出ていないのでは?と嘆いている企業は多く見受けられます。そのような企業は、①「IT 企画」がしっかりしていないためそもそもの目的や狙いが分からないケース、②「IT 企画」はしっかりしているが、システム導入完了後にプロジェクト解散し効果測定やシステム導入後の改善をしていないケースです。①のケースは、そもそもの狙いが明確でないため当然改善を狙いにいく活動が出来ず、効果がでるわけがありません。②の場合は企画段階での狙いはしっかりしているはずなので、再度その狙いを掘り起こし当初の狙いに対しての効果を測定します。効果が出ているようであれば、効果が出ている理由を整理しより改善を促進します。効果が出ていない場合は、狙い通りのシステム構築は出来ているのか?そのための業務運用は実施できているか?等のチェックを行い、改善策講じて改善を狙いにいく活動を実施します。
    基本的に、システムは導入しただけでは効果が生まれません。システム導入後の改善を継続的にシステム・業務の両面で実施することで効果が生まれてくるものです。そのためにも「IT 企画」で練った目的や狙いというのは、導入後の改善活動を実施するため非常に重要なものになります。当然、企画フェーズでの「IT 企画」は多少の年月を経てますので、古くなっているかもしれません。しかしながら、システム導入が終了し、効果を狙いに行く活動のベースになるものが「IT 企画」で作成したアウトプット以外はないので、古くなっている場合はそれらをブラッシュアップして改善を継続していく事が重要です。また、企画フェーズ時に「IT 企画」のアウトプットを、導入後の振り返りにも使用する事を意識しながら作成する事も必要です。例えば、企画フェーズで対投資効果を数値的に算出するのであれば、導入後も同じ指標で比較できるように算出方法を忘れないように記述しておいたり、比較しやすいようにフォーマットを意識する等々の工夫が必要です。以上のように、「IT 企画」は導入後の改善活動をする上でも非常に重要なベースになります。「IT 企画」を実施する際には、導入後の改善にも使用するという意識しつつ企画を練る事を推奨します。

    以上、「IT 企画の重要性」について①システム導入前(ベンダー選定)②システム導入中(システム導入プロジェクトの拠り所)③システム導入後(改善のため振り返りに使用)3つの切り口で話を進めてきましたが、皆さまはどうお考えになったでしょうか?最近は、情報システム部を企画側と運用側に分けたり、経営企画部の役割が「IT 企画」にまで及んだりと、この「IT 企画」の重要視する組織を構築する企業も増えてきています。もし、皆様の会社でも「IT 企画」があまり重要視されていないようであれば一度「IT 企画」について、議論されてみてはいかがでしょうか?

    コンサルタント梅村 康一

    電子部品生産管理部にて需給計画・需給調整業務に従事。2001年より外資系パッケージベンダにて製薬メーカーの需要計画需給計画業務の実現、自動車部品の生産計画プロセス改善などの実績を残す。2007年マネジメント・プロセス・コンサルティング株式会社に入社、設備施工会社のシステム構築、業務改革、周辺機器メーカーのグローバルSCMプロジェクトなど、顧客サイドに踏み込んだコンサルティング活動を実施。